Votebox accompagne les organisateurs d’élections

Mener à bien un processus de vote réclame un soin extrême. Il faut respecter les obligations légales, mettre en place un protocol et des modalités adaptées, et ne commettre aucune erreur susceptible d’entacher l’intégrité des scrutins.

Il s’agit souvent d’un processus « chronophage » : pour les services internes en charge des opérations, pour les membres des bureaux de vote et les observateurs mobilisés, et pour les électeurs s’ils sont obligés de se déplacer.

Pour répondre à ces enjeux, Votebox met en oeuvre une méthodologie et des outils d’accompagnement efficace.

Planification, organisation

L’accompagnement complet de Votebox commence dès la phase de planification et d’organisation des scrutins. Nous conseillons nos clients sur les possibilités ouvertes par les textes et sur les modalités pertinentes dans le contexte spécifique de leurs scrutins. Nous établissons et adaptons avec eux tous les documents nécessaires, des plus élaborés aux plus simples (accord d’entreprise, protocole d’accord préélectoral, calendrier prévisionnel, annonce des élections, courriers d’invitation des organisations syndicales, note d’information…). Le cas échéant, nous sommes présents lors des réunions de présentation ou de négociation avec les acteurs concernés.

Préparation des scrutins

L’accompagnement complet de Votebox se poursuit avec la création du vote dans notre plateforme sécurisée. Cette étape intègre les données et les documents nécessaires pour conduire le processus de vote. Dans le cas du vote électronique, nous mettons en ligne le site de vote par Internet et prenons en charge la transmission des codes d’accès.

Opérations de vote

Pendant les opérations de vote, l’accompagnement de Votebox inclut une veille permanente du bon déroulement des scrutins. Une hotline accessible via un Numéro Vert apporte un support qualifié aux électeurs (perte des codes d’accès au site de vote) sur une plage horaire étendue 7h30/20h ou permanente 24h/24.

Dépouillement et clôture des scrutins

L’accompagnement comprend l’appui de Votebox aux opérations de dépouillement. Quelles que soient les modalités et l’organisation du dépouillement, nos outils permettent d’établir automatiquement les résultats et d’éditer tous les documents attendus (annonce des résultats, procès-verbaux, audience syndicale, statistiques…). Lors de cette phase, nous sommes extrêmement vigilants sur le respect des conditions de fond et de forme assurant l’intégrité des opérations de vote (qu’il s’agisse de la proclamation des résultats, de l’établissement des procès-verbaux, de l’édition et conservation des listes d’émargement…). A l’issue de la réunion de dépouillement, Votebox assure l’archivage des données électorales pendant la période de recours avant destruction définitive.

Dépouillement des urnes

A l’issue des votes, le dépouillement des urnes s’organise en présence du Gestionnaire (et/ou des Correspondants éventuels), des membres du bureau de vote et des observateurs désignés.

Dans le cas du vote par Internet, le dépouillement s’effectue automatiquement une fois les clés de déchiffrement, détenues par les membres du bureau de vote, saisies dans le système de vote.

Édition et publication des résultats

Une fois le dépouillement des urnes effectué le système effectue les calculs nécessaires à la proclamation des résultats. Dans le cas d’élections, il propose l’attribution des sièges en fonction des règles de calcul applicables. Disposant de toutes les données utiles et du détail des calculs applicables, les membres du bureau de vote proclament les résultats, qui sont alors validés. Puis Votebox édite les documents utiles par exemple, dans le cas des élections des représentants du personnel au comité d’entreprise et des délégués du personnel :

Le « compte rendu de dépouillement » consignant l’ensemble des données enregistrées ou restituées par le système de vote, ainsi que les calculs détaillés permettant d’affecter les sièges aux candidats en cas d’élections;
Le tableau de calcul de l’audience syndicale, tenant compte des cas particuliers éventuels (règles de calcul spécifique pour la CFE-CGC, cas des listes communes);
Les formulaires CERFA destinés à l’Administration (Directe et centre de saisie) et aux acteurs concernés; L’annonce des résultats;
Les états annexes utiles, selon la nature des scrutins et les restitutions prévues en amont (statistiques, listes d’émargement, liste des élus…).

Archivage puis destruction des données

Au terme des opérations précédentes, les données issues des scrutins sont enregistrées dans le coffre-fort électronique prévu à cet effet. Elles sont conservées pendant la période de recours (ou jusqu’à la décision du tribunal compétent en cas de recours) puis détruites, selon le calendrier convenu.

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